Договора, прежде всего можно разделить на договора, в которых  предприятие выступает в роли заказчика (в дальнейшем договора на поставку), и договора, в которых предприятие выступает в роли заказчика (затратные договора).

Договора на поставку продукции

       Работа с договорами на поставку продукции начинается с предварительной проработки условий договора. Предварительная проработка договора (в зависимости обстоятельств) может состоять из различного количества пунктов.  Наиболее распространенными задачами, которые надо выполнить на этом этапе это проработка технологической возможности изготовления изделия, и проработка цены.

       В большинстве случаев, различными  этапами подготовки занимаются различные отделы. Чтобы взаимоотношения между отделами не носили хаотический характер, все взаимоотношениями между различными отделами должны проходить по определенным правилам. В данном случае, это подразумевает, что для договора составляется небольшой план работ (на укрупненном уровне). В дальнейшем, после процедуры согласования данный план передается в подразделения.  (На некоторых предприятиях процедура согласования не требуется.)

       По выполнении, какого либо этапа, результаты передаются тому, кто ведет договор. На основе этих результатов принимается решении о подписании договора.

       После подписания договора, предварительный план уточняется и дополняется новыми позициями, основанными на условиях договора. Кроме того, вносятся дополнительные контрольные этапы, которые приняты на предприятии, открываются заказы, и вносятся соответствующие коррективы в производственную программу.

       По выполнении/невыполнении, какого либо этапа эта информация опять попадает к ответственному за данный договор, и на основании этой информации принимаются дальнейшие решения.

Учет договоров в программе

       Автоматизация работы с договорами - это достаточно непростая задача,  некоторые этапы которой просто невозможно автоматизировать .  При этом для нормального функционирования последующих этапов работы производственного предприятия, как правило, достаточно учитывать основные параметры договора.

Условно эти параметры можно разбить на 3 группы:

1-я группа параметров относится ко всему договору целиком,

2-я группа параметров представляет из себя спецификацию продукции, которая является предметом договора.

3-я группа это план выполнения данного договора.

Договор

       Договор, как правило, представляет из себя текстовый документ. Поэтому не имеет смысла пытаться провести его автоматический анализ (это связано с тем, что компьютер не умеет проводить финансовый анализ текстовых документов). Но из договора в большинстве случаев можно выделить следующие атрибуты:

       Кроме этого, для того, чтобы в дальнейшем было проще анализировать информацию, в программе предусмотрены  дополнительные параметры, для классификация договоров.

Спецификация договора

       Кроме информации, общей для всего договора, в большинстве случаев в нем  присутствует спецификация продукции являющейся предметом данного договора. Даже, если в договоре не предусмотрено непосредственного приложения в виде спецификации, ее всегда можно выделить непосредственно из текста договора. В самом простейшем случае спецификация состоит из одной записи* являющейся предметом договора.

* под одной записью в данном случае понимается следующий ряд параметров относящейся к одной позиции спецификации договора:

Планирование

Укрупненное планирование и учет выполнения договорных обязательств в программе ведется на уровне изделий, по следующим критериям:

       На первом этапе, по каждой позиции спецификации договора необходимо ввести информацию обо всех этапах отгрузки и оплаты, заложенной непосредственно  в договоре. В план подготовительных работ можно вносить как этапы, которые заложены в договоре, так и дополнительные промежуточные этапы, которые необходимо отслеживать. Кроме этого за каждой позицией плана закрепляется ответственный. На основе данного плана составляется производственная программа.

Учет выполнения

       По ходу выполнения договора в базу данных необходимо вводить информацию  о фактическом выполнении. И в случае необходимости проводить  корректировку плана.

Контроль и анализ состояния

       После того, как вся информация введена и запланирована, программа  позволяет проводить простейший контроль соответствия сумм плана/факта оплаты/выполнения. Кроме этого программа позволяет строить достаточно сложные  отчеты (план оплаты, план отгрузки, подготовительных работ в различных разрезах времени).

       При этом в зависимости от того, какие договора брались в расчет при формировании отчета, информацию можно получать в различных разрезах. Например, информацию можно получать по действующим, по выставленным(планируемым), по затратным, по договорам поставки   итд. При этом получаются одинаковые по форме отчеты, но очень различные по информационному содержанию.